メールを用いたマーケティングをしていると、大量の宛先にメールを配信することがあります。このこと自体は以前から多用されている手法なので珍しいことではないのですが、近年ではメールの一斉配信に対する見方が厳しくなってきています。
そんな時代背景でメールアドレスのリストをメンテナンスすることなく使い続けていると、本当に届けたい相手にも届かかなくなるリスクがあります。その理由については本文中で解説しますが、こうしたリスクへの対策として重要なのがメールアドレスのリストクリーニングです。
不要なメールアドレスをこまめに削除するメンテナンスをすることが以前にも増して重要になっているので、リストクリーニングの概要から重要になっている理由、方法までを解説します。
リストクリーニングとは？
リストクリーニングとは、一斉配信に用いるメールアドレスのリストから不要なアドレスや重複しているアドレス、すでに届かなくなっているアドレスなどを削除する作業のことです。
配信先のメールアドレスは、その人の事情によって使わなくなったり変更されたりします。そのためずっと同じであるとは限らず時間の経過とともに無意味なメールアドレスが多くなってしまいます。それを放置しているとメールの到達率が下がるだけでなく、思わぬリスクもあるので、リストクリーニングによって常に最適なメールアドレスリストにしておく必要があります。
その思わぬリスクについては、次項で解説します。
リストクリーニングが必要な理由
メールマガジンなどの配信をしていると、一斉に大量のメールアドレスに送信をすることになります。技術的にはそれほど難しくはありませんが、近年ではスパムメールへの風当たりが強くなっているためスパムメールを排除する技術が進化しています。
この構図を理解するには、スパムメールの仕組みを解説する必要があります。この記事をお読みになっている皆さんのところにも、日々頼みもしないのに大量のスパムメールが届いていることと思います。こちらから頼んでいないのにメールが届くということは、その発信者はどこかからメールアドレスを入手したか、当てずっぽうでメールアドレスを生成して発信している可能性があります。
こうしたスパムメールの行動的な特徴をとらえて、届かないメールアドレスに大量に配信をしているのはスパムメールではないかと疑われる可能性があるのです。ISP業者や携帯キャリアなどメールサーバーを管理している会社はスパムメールに目を光らせているので、スパムメールではないとこちらが主張してもスパムメールと行動が似ていると同一視される恐れがあります。
無意味なメールアドレスが多く含まれていると届けたい人にも届かなくなるというのは、このようにスパムメールと疑われて送信元がブロックされてしまうからです。
リストクリーニングの方法とは？
リストクリーニングには「今すぐできる方法」と「定期的に行いたい方法」があります。それぞれ解説しましょう。
今すぐできるリストクリーニング
最も確実かつ今すぐやっておきたいのが、不着となって戻ってきてしまったメールアドレスの削除です。エラーメールとなって戻ってくるので、どのメールアドレスに届かなかったのかがすぐに分かります。相手からもらった名刺に記載されていたアドレスなど有効である可能性が高い場合は、複数回戻ってきたことを条件に削除してもよいでしょう。
もう1つやっておきたいのが「窓口アドレス」の削除です。窓口アドレスとは、以下のように多くの企業が代表となる窓口のアドレスとして用いているものです。
info@xxxxx.xxx
support@xxxxx.xxx
sales@xxxxx.xxx
こうしたメールアドレスは第三者が容易に入手したり、推理して勝手に生成することもできるため、こうしたアドレスが多く含まれているとスパムと見なされる恐れがあります。相手から受け取ったメールアドレスであれば問題ありませんが、よく分からない窓口アドレスがある場合は削除したほうが無難です。
定期的に行いたいリストクリーニング
次に、定期的なメンテナンスの一環で行いたいリストクリーニングとして「プロバイダメール」「キャリアメール」も削除しておきましょう。プロバイダメールとは「ocn」や「plala」といった主要なプロバイダから発行されているメールアドレスで、かつてはそれを仕事でも使っている人は多くいたのですが、今では会社のメールアドレスかフリーメールを使っているケースが大半です。
キャリアメールは携帯キャリアが発行している「docomo.ne.jp」や「ezweb.ne.jp」といったドメインのメールアドレスです。
これらのメールアドレスはいずれも古いものである可能性が高く、仮に届いていても相手が見ていない可能性も十分考えられます。不要な配信数を増やしてしまうことにもつながるので、リストクリーニングの一環で削除することをおすすめします。
まとめ
リストクリーニングについての必要性や方法について解説しましたが、不要なメールアドレスが含まれていることのリスクを理解していただけたのではないかと思います。単に届かないだけでそれ以上のリスクはないと思われがちですが、届かないメールに潜むリスクを理解していただき、メールを使った営業活動をより良いものにブラッシュアップしてください。
